Muammo tasdiqlash yo'qligida emas
Bizga ko'pincha «bizda tasdiqlash yo'q» deb emas, aksincha murojaat qilishadi: tasdiqlash bor, lekin ariza bir hafta yuradi. Har bir ishtirokchi «ehtiyot uchun» qo'shilgan va hujjat yetti kishidan o'tadi, ularning oltitasi shunchaki «Tasdiqlash»ni bosadi — o'qimasdan.
Bunday zanjir nazorat ko'rinishini yaratadi, lekin nazorat emas. Imzo hech narsani anglatmasa, hech kim nimani imzolayotganini o'qimaydi.
«U rad etsa nima o'zgaradi?» degan savoldan boshlang
Bu asosiy filtr. Zanjirga ishtirokchi qo'shishdan oldin so'rang: agar u rad etsa — nima bo'ladi?
- Javob bor — ariza qayta ishlashga qaytadi, summa qisqartiriladi, yetkazib beruvchi almashtiriladi. Ishtirokchi kerak.
- Javob yo'q — «u xabardor bo'lishi kerak». Bu tasdiqlash emas, bu xabarnoma. Bunday odamga «Tasdiqlash» tugmasi kerak emas — unga hodisalarga obuna kerak.
BPM'da bular turli narsa: tasdiqlovchi arizaning harakatini to'xtatadi, obunachi esa shunchaki xabar oladi. Ularni aralashtirish — eng ko'p uchraydigan xato.
Uch-to'rt bosqich deyarli har doim yetarli
Amalda ishlaydigan zanjir shunday ko'rinadi:
Tashabbuskor → Bo'lim boshlig'i → Moliya → Direktor
Oxirgi bosqich esa har doim emas, shart bo'yicha yoqiladi — masalan, faqat ma'lum summadan qimmat arizalar uchun. BPM'da bu qoida bilan beriladi: ariza turi, summa, muhimlik.
Agar sizda olti va undan ortiq bosqich chiqayotgan bo'lsa, ularning bir qismi deyarli aniq tasdiqlovchi emas, obunachi.
Parallel tasdiqlash qachon ketma-ketdan yaxshi
Ketma-ket rejim keyingi ishtirokchining fikri oldingisiga bog'liq bo'lganda kerak: moliya arizaga bo'lim boshlig'i hajmni qisqartirgandan keyin qaraydi.
Parallel rejim ishtirokchilar bir-biridan mustaqil bo'lganda kerak. Yurist shartnomani, xavfsizlik esa kontragentni tekshiradi. Ularning bir-birini kutishiga hojat yo'q.
BPM'da ikkita parallel rejim bor va ular orasidagi farq prinsipial:
- Barchasi (PARALLEL_ALL) — hamma ishtirokchi tasdiqlashi shart. Yurist va xavfsizlik uchun mos: birontasini o'tkazib yuborib bo'lmaydi.
- Istalgani (PARALLEL_ANY) — bittasi yetarli. O'rin almashadigan rollar uchun mos: bo'limda uchta yetakchi mutaxassis bor, arizani bo'sh bo'lgani yopishi mumkin.
Ikkinchi rejim ta'til va safarlar sababli bo'ladigan to'xtashlarni sezilarli kamaytiradi.
«Qotib qolgan» arizalar bilan nima qilish kerak
To'g'ri qurilgan zanjir ham ishtirokchi ta'tilda bo'lsa yoki shunchaki unutib qo'ysa, to'xtaydi. Bu yerda uchta narsa yordam beradi:
- Ko'rinuvchanlik. Arizalar registrida hujjat kimda to'xtagani va u yerda qancha turgani darrov ko'rinadi. Buni bilish uchun hech kimga qo'ng'iroq qilish kerak emas.
- Muddatlar. Arizaning muddati bor, o'tib ketganlari ajratib ko'rsatiladi. Bu eslatmalardan yaxshiroq ishlaydi, chunki faqat ijrochiga emas, hammaga ko'rinadi.
- Rad etish o'rniga qaytarish. Biror narsa yetishmasa, ariza izoh bilan tashabbuskorga qaytariladi, rad etilmaydi. Zanjir noldan boshlanmaydi.
Qo'lda yig'ish o'rniga qoida
Asosiy g'oya: zanjirni har bir ariza uchun odam yig'masligi kerak. U xato qiladi, ishtirokchini unutadi yoki ortiqchasini qo'shadi.
Buning o'rniga bir marta qoida tasvirlanadi — «50 mln dan qimmat material xaridi moliya va direktor orqali o'tadi» — keyin tizim zanjirni o'zi tanlaydi. Qoidalar bir nechta bo'lishi mumkin, ular ustuvorlik bo'yicha tekshiriladi.
Shunda tasdiqlash arizani kim yaratgani va u reglamentni qanchalik yaxshi eslashiga bog'liq bo'lmay qoladi.
Sizning qoidalaringiz tizimga qanday tushishini ko'rmoqchimisiz? Bizga yozing — demoda zanjiringizni yig'ib beramiz.